Wat gebeurt er met een digitaal platform als het bureau dat het bouwt en beheert wegvalt? Voor een hogeschool was die vraag vanaf het begin onderdeel van een omvangrijk CMS traject bij het digitale bureau Finalist . Niet alleen moest de techniek worden vernieuwd, ook moest zijn geregeld dat het platform kan blijven draaien als de leverancier zou wegvallen. DDA sprak met Tom van Vliet van Finalist en Tongui de Groot van Escrow4all over het project. Over de complexiteit van een bestaand digitaal landschap en de verantwoordelijkheid die je als bureau hebt om een platform overdraagbaar te maken.
Een CMS vervangen zonder alles opnieuw te bouwen
Finalist, een van de leden van DDA, werkt veel voor onderwijsorganisaties en kijkt daarbij verder dan alleen het CMS. Grote websites bestaan vaak uit verschillende applicaties en systemen die met elkaar samenwerken. Dat gold ook voor dit project. De bestaande frontend moest behouden blijven, terwijl het CMS werd vervangen door Drupal. Andere onderdelen van het platform bleven eveneens bestaan, zoals het inlogmechanisme voor redacteuren en systemen waarmee informatie over opleidingen wordt opgehaald. Volgens Van Vliet kiezen grotere organisaties steeds vaker voor een opzet waarin frontend, backend en andere applicaties losser van elkaar staan. Dat maakt het mogelijk om een onderdeel te vervangen zonder direct het hele platform opnieuw te moeten bouwen. Tegelijk verkleint het de afhankelijkheid van één groot systeem of één leverancier.
Het vervangen van het CMS was alsnog een omvangrijke klus. Meer dan 10.000 pagina’s moesten vanuit het oude systeem worden gemigreerd. Een groot deel kon automatisch worden overgezet, waarna nog veel controlewerk nodig was. De content was in de loop der jaren door de hele organisatie opgebouwd en had verschillende eigenaren. “De meeste aandacht ging onmiskenbaar naar de contentmigratie”, vertelt Van Vliet. “Je zou kunnen zeggen dat dat een project op zich is geweest.” De migratie liep deels gelijk op met de inrichting van Drupal. Het team moest content overzetten terwijl nog werd bepaald hoe onderdelen uit het oude CMS in de nieuwe omgeving moesten werken. Bestaande services en koppelingen werden waar mogelijk behouden en door Finalist in beheer genomen.
Overdraagbaarheid vraagt meer dan broncode Bij zo’n digitaal landschap is toegang tot de broncode niet genoeg. Een andere partij moet ook begrijpen hoe het platform is opgebouwd, welke applicaties samenwerken en wat nodig is om het geheel draaiende te houden. Voor de opdrachtgever was het belangrijk dat het platform ook kon blijven functioneren als Finalist zou wegvallen. Daarom was escrow als eis opgenomen in de aanbesteding en schakelde Finalist Escrow4all in voor een SaaS escrowregeling. Daarbij gaat het niet alleen om toegang tot de broncode, maar ook om de infrastructuur en kennis die nodig zijn om het platform door te laten draaien. Zo wordt de afhankelijkheid van één leverancier beperkt. Finalist legde tijdens de inrichting vast hoe de omgeving was opgebouwd. Dat helpt bij een eventuele overdracht naar een andere leverancier, maar ook binnen het eigen team. Cruciale kennis mag niet alleen bij een developer of een klein aantal mensen zitten. Als iemand wegvalt, moet een collega verder kunnen.
Alleen beschikken over de broncode kan volgens Tongui de Groot van Escrow4all niet voldoende als een applicatie extern wordt gehost. "Je hebt de broncode, maar daar heb je weinig aan als de hosting wegvalt." Bij een SaaS-oplossing draait de continuïteit niet om de code alleen, maar om de omgeving waarin die code draait. Valt de hosting weg, dan stoppen de bedrijfsprocessen van de opdrachtgever en is ook de toegang tot de eigen data in gevaar."
Een opdrachtgever moet zonder ons verder kunnen
Voor Finalist raakt overdraagbaarheid direct aan een breder onderwerp waar het bureau zich mee bezighoudt, digitale autonomie. Van Vliet ziet hoe organisaties afhankelijk kunnen worden van technologie en de partijen die deze technologie leveren. Dat kunnen grote techbedrijven zijn, maar ook kleinere leveranciers en bureaus.
Die afhankelijkheid wordt problematisch als een organisatie niet meer verder kan wanneer een leverancier wegvalt of een samenwerking stopt. “Het kan niet zo zijn dat je afhankelijk bent van één partij om cruciale diensten te laten draaien”, zegt Van Vliet. “Wij kunnen nooit belangrijker zijn dan de organisatie waarvoor we werken.” Voor Finalist hoort het bij de verantwoordelijkheid van een bureau om daar rekening mee te houden. Een opdrachtgever moet kunnen overstappen als een leverancier zijn verplichtingen niet meer kan nakomen of als de samenwerking niet meer werkt.
Dat betekent niet dat een opdrachtgever alles zelf moet kunnen. Wel moet overstappen mogelijk blijven.De technische keuzes in een project hebben daar direct invloed op. Door frontend, backend en andere onderdelen van elkaar los te koppelen, kan een organisatie delen van het platform vervangen zonder alles opnieuw te bouwen. Goede documentatie en duidelijke afspraken over toegang en eigendom zorgen ervoor dat een andere partij het beheer ook daadwerkelijk kan overnemen.
Van verplichting naar ontwerpkeuze
De escrowregeling in dit project kwam in eerste instantie vanuit de opdrachtgever. Het was een eis in de aanbesteding. Voor het team van Finalist was SaaS escrow in deze vorm nieuw. In eerste instantie werd het daarom vooral benaderd als een voorwaarde waaraan binnen de aanbesteding moest worden voldaan. Tijdens het project veranderde dat beeld. Het werd duidelijk dat de regeling direct raakt aan keuzes over de inrichting en overdraagbaarheid van het platform. Omdat Drupal open source is, ging het niet zozeer om het veiligstellen van de broncode. De opdrachtgever wilde zekerheid dat het volledige platform kon blijven draaien als Finalist de dienstverlening niet meer kon voortzetten.
Samen met Escrow4all werd daarom een SaaS escrowregeling ingericht. Daarbij kwamen ook minder voor de hand liggende afhankelijkheden naar boven. De omgeving van de hogeschool draait op Microsoft Azure. Als Finalist zou wegvallen en de betalingen aan de cloudleverancier stoppen, kan ook de omgeving worden geraakt. De regeling houdt daarom niet alleen rekening met toegang tot technologie, maar ook met de voorwaarden en processen die nodig zijn om de clouddienst te laten doorlopen. Juist bij SaaS kan een betalingsprobleem al een signaal zijn dat ingrijpen nodig is, nog voordat een leverancier daadwerkelijk wegvalt. Voor Van Vliet maakte het project daarmee concreet wat er nodig is om een opdrachtgever minder afhankelijk te maken van één leverancier. Wat begon als een eis uit de aanbesteding, werd tijdens het traject een bewuste keuze in de manier waarop het platform werd ingericht.
Ook bij andere opdrachtgevers groeit dat besef, merkt De Groot. Vooral in sectoren als zorg, onderwijs, finance en logistiek kunnen digitale platforms zo belangrijk zijn voor de dienstverlening dat opnieuw beginnen geen optie is. Wat nodig is, verschilt per platform. Voor een eenvoudige website kan toegang tot een back-up en de code voldoende zijn. Bij een landschap met verschillende applicaties, koppelingen en infrastructuur ligt dat anders.
Continuïteit is een ontwerpkeuze
De ervaring bij de hogeschool laat volgens Finalist zien dat continuïteit niet pas aan het einde van een project geregeld kan worden. Als vooraf bekend is dat een platform door een andere partij moet kunnen worden overgenomen, heeft dat invloed op de architectuur, inrichting, documentatie en afspraken met leveranciers. Vragen over continuïteit komen steeds vaker terug in aanbestedingen en RFP’s. De Groot adviseert bureaus daarom om vooraf met een partij gespecialiseerd in escrow, zoals Escrow4all, te bespreken welke mogelijkheden zij hun opdrachtgevers kunnen bieden.” Dat voorkomt dat een bureau dit pas hoeft uit te zoeken als het als eis in een aanbesteding staat.
Tegelijk kan escrow volgens De Groot ook commercieel interessant zijn. Een bureau dat vooraf heeft nagedacht over overdraagbaarheid en de afhankelijkheid van de opdrachtgever, kan dit meenemen in gesprekken met bestaande en potentiële klanten. “Het kan ook een business enabler zijn. Je kunt tegen klanten zeggen, wij zijn escrow ready.”
Dat sluit aan bij wat Finalist in deze case zelf ervoer. De escrowregeling was aanvankelijk een voorwaarde uit de aanbesteding, maar dwong het team ook om concreet na te denken over wat er nodig is als een andere partij het platform moet overnemen. Voor Van Vliet is dat een van de belangrijkste lessen uit het project. “Continuïteit is een ontwerpkeuze. Het is niet meer alleen een afspraak over wat je doet als er iets gebeurt. Het loopt van A tot Z door een project heen en is ook een contractueel vraagstuk.”
Dat vraagt van bureaus dat ze vooraf nadenken over architectuur, documentatie, eigendom van code, toegang tot infrastructuur en overdraagbaarheid. Afhankelijk van het platform en de risico’s kan escrow daar onderdeel van zijn. Bij Finalist werden deze zaken direct meegenomen tijdens de inrichting van het nieuwe platform. Het escrowproces verliep volgens beide partijen zonder grote hobbels. Ook de hogeschool kijkt volgens De Groot tevreden terug op het traject, zowel op de dienstverlening van Finalist als op de manier waarop de escrowregeling is ingericht. Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met partner Escrow4all .
De toekomst van e-commerce vraagt om meer dan een goed platform
