Dutch Digital Agencies geeft slimme koppen uit de bureauwereld een fictief half miljoen euro om de digitale overheidsdienstverlening te verbeteren. Waar geven ze die aan uit? Deze keer: Twan Pastoor van Wirelab.
Bij aanbestedingen voor overheidsopdrachten ligt de nadruk vaak sterk op procedures en formele vereisten. Een verschuiving naar meer aandacht voor het eindresultaat en de eindgebruiker zou kunnen leiden tot effectievere digitale oplossingen. Het budget en de randvoorwaarden zijn uiteraard belangrijk, maar we kunnen het proces verbeteren door de mensen voor wie we bouwen centraal te stellen.
De huidige manier van aanbesteden staat haaks op wat een creatief bureau te bieden heeft. Wij zijn makers. Wij willen verandering teweegbrengen en organisaties helpen innoveren. Door samen met de overheid het aanbestedingsproces te herijken, kunnen we meer ruimte maken voor vernieuwing en creativiteit.
Aanbestedingen: ruimte voor verbetering
Wirelab is selectief in het meedoen aan aanbestedingen omdat het afvinken van hokjes belangrijker is dan het eindresultaat. De huidige procedure legt veel nadruk op ISO-certificeringen, gedragsverklaringen, bankgaranties en verzekeringen. Deze randvoorwaarden zijn absoluut belangrijk, maar de balans zou meer kunnen verschuiven naar de daadwerkelijke opdracht.
Na het winnen van de aanbesteding werk je soms samen met professionals die een andere expertise hebben dan digitaal. Je besteedt daardoor veel tijd aan kennisdeling, wat op zich waardevol is, maar ten koste kan gaan van de tijd die beschikbaar is voor het maken van een goed product.
Bij commerciële opdrachtgevers zie ik juist vaak heel constructieve samenwerkingsmodellen. Daar werk je regelmatig samen met specialisten die bureaus uitdagen om beter werk te leveren. Ze spreken dezelfde taal, waardoor het traject soepeler en effectiever verloopt - een aanpak die ook kansen biedt voor de overheidssector.
Een half miljoen om het systeem te veranderen
Stel dat er een half miljoen beschikbaar komt om dit probleem op te lossen. Ik zou het steken in een onafhankelijk platform dat overheidsinstanties, ervaren specialisten (vooral product owners) en creatieve bureaus samenbrengt. Zodat je een onafhankelijke club mensen tussen de overheid en de bureaus zet. Een club met mandaat en beslissingsbevoegdheid.
Het werkt zo:
Bureaus melden zich aan op het platform en uploaden eenmalig hun bedrijfsdocumentatie waarmee alle overheidsinstanties uit de voeten kunnen
Een overheidsinstantie publiceert een opdracht op het platform
Ervaren freelance specialisten zoals product owners of product managers kunnen zich inschrijven om deze opdracht te begeleiden
De geselecteerde product owner en eventuele andere specialisten kiezen via het platform bureaus die zij geschikt achten
Deze bureaus pitchen op basis van inhoud en visie, niet op basis van checklist-criteria
De ‘club’ beoordeelt de pitches en selecteert het beste bureau
De product owner blijft betrokken totdat de opdracht is afgerond
Waarom dit beter is
Dit nieuwe systeem heeft meerdere voordelen. Allereerst schrijven bureaus zich in vanuit een intrinsieke motivatie: het maken van een goed product in plaats van het afvinken van criteria. Overheidsinstanties krijgen betere producten doordat bureaus concurreren op kwaliteit en visie.
Het platform zorgt ook voor een eerlijker speelveld: grote en kleine bureaus krijgen opdrachten die bij hun schaal passen. Zo voorkom je dat alleen de grote spelers alle opdrachten binnenhalen door hun bestaande netwerk, terwijl kleinere, mogelijk meer innovatieve bureaus buiten de boot vallen.
De onafhankelijke specialisten zorgen ervoor dat eindgebruikers centraal komen te staan in het proces - niet het systeem of bureaucratische processen. Het gehele traject verloopt hierdoor niet alleen sneller en effectiever, maar er ontstaat ook minder overhead en verspilling van middelen. Een win-win voor alle betrokken partijen.
De mindset veranderen
Het belangrijkste: deze aanpak verandert de mindset aan beide kanten. De overheid krijgt experts die vanuit kennis beslissingen nemen. Bureaus gaan voor de beste oplossing. Met ervaren specialisten aan het roer die kwaliteit blijven toetsen en bureaus blijven uitdagen, krijg je een beter product voor minder geld.
Digitale dienstverlening gaat uiteindelijk over mensen helpen. Door samen te bouwen aan een vernieuwd proces kunnen we oplossingen bouwen die werken voor de burger. Het begint met de wil om iets beter te maken, niet met scoren op basis van vinkjes.
Deze column is geschreven in de reeks “Wat zou je doen met een half miljoen?”, om overheidsinstellingen te inspireren hoe het óók kan. Spencer Roozeboom, ik nodig jou uit om de volgende editie voor je rekening te nemen.
Zo werkt AI bij Elgentos: praktische inzet zonder de hype
